De digitale handtekening, maar dan wel rechtsgeldig!

Geen 'gehannes' met postzegels, begeleidend schrijven, een papieren formulier, een antwoordenveloppe.

En... maar afwachten wanneer je relatie tijd heeft gevonden om het formulier te ondertekenen en terug te sturen.

Hoe werkt het

 

 

 

De ASSU Ondertekenen module werkt erg eenvoudig:

 

  • Ondertekenen via ons webportaal

    ASSU Ondertekenen werkt met een online systeem waarmee je eenvoudig documenten kunt laten ondertekenen. Het laten plaatsen van een digitale handtekening werkt eenvoudig via ons webportaal. Kwestie van inloggen en de rest wijst zich vanzelf! Hierboven zie je de 'digitale' stempel zoals deze op ieder document wordt geplaatst.

  • Rapportage en beheer

    Via een dashboard heb je een duidelijk overzicht van de openstaande transacties en transacties die succesvol zijn afgerond. Stuur automatisch een herinnering naar ondertekenaars die nog niet hebben gereageerd.

    Onze rapportage geeft een overzicht van de transacties die gedaan zijn, de ondertekenaars en wanneer de ondertekenverzoeken verzonden zijn. Alles om het ondertekenproces volledig te beheren en snel af te kunnen ronden.

  • Flexibele workflow

    Het juiste ondertekenproces is afhankelijk van de doelgroep, risico van de transactie en gewenste workflow. ASSU Ondertekenen geeft de mogelijkheid om het ondertekenproces volledig aan te passen aan je digitale proces en wensen.

    Digitaal ondertekenen kan vanaf jouw eigen website of door een ondertekenverzoek per e-mail te versturen. Een ondertekenverzoek kan op maat en in de juiste huisstijl worden opgemaakt.

    Bepaal eenvoudig het aantal ondertekenaars per document en de volgorde van ondertekening. Het verzamelen van de handtekening kan met een eenvoudige click of met een krabbel op elke willekeurige desktop, tablet of mobiele telefoon. Het systeem is internationaal te gebruiken en ondersteunt de Engelse, Duitse, Nederlandse, Franse, Spaanse en Italiaanse taal.

    De locatie van de handtekening bepaal je zelf. Geef eenvoudig aan op welke locatie in het document je de handtekening geplaatst wilt hebben.

    Wij ondersteunen diverse methoden om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Jij bepaalt zelf welke voor jou van belang zijn in het kader van de bewijslast van de digitale handtekening. Verificatie kan onder meer via e-mail, IP, sms, iDeal, en de authenticatiemiddelen van derden zoals PKI, DigiD of eHerkenning.

  • Digitale bewijslast

    Elk document is digitaal getekend met een tijdstempel en PKI-encryptie. In elke PDF-reader is de handtekening eenvoudig te verifiëren en kan deze niet aangepast worden. Een geldige handtekening toont in PDF-reader een groene vink.

    Met ASSU Ondertekenen creëren we bij elk getekend document een transactiebewijs. In het transactiebewijs staat het hele bewijs van het ondertekenproces, zoals de digitale handtekening, eventuele aanvullende verificatiebewijzen en wie welk document heeft ondertekend, op welk tijdstip en via welk IP-adres.

    Na het ondertekenproces is ASSU Ondertekenen geen partij meer tijdens een mogelijk dispuut. Je beschikt over de getekende documenten en het transactiebewijs voor de juiste bewijslast. Na het ondertekenproces verwijderen wij de documenten van onze servers en is er geen onnodige opslag van documenten noodzakelijk.

    ASSU Ondertekenen voldoet aan de vereisten voor de geavanceerde elektronische handtekening, conform artikel 3:15a BW en de  Europese EC/1999/93 richtlijn voor digitale handtekeningen (ETSI 102 042 – geavanceerde digitale handtekening).

  • Instructie video

     

     

     

     

Voordelen digitale handtekening

  • Controle & grip

    Wanneer je gebruik maakt van digitale handtekeningen, heb je diverse mogelijkheden om op elk gewenst moment te zien waar jouw te ondertekenen documenten zich bevinden. Of deze documenten reeds bekeken zijn en of deze inmiddels al zijn ondertekend.

    Zo weet je precies waar je aan toe bent en heb je controle en grip op het ondertekenproces. Daarnaast worden de ondertekenaars automatisch gevraagd per mail of sms de betreffende documenten te lezen en te ondertekenen zodat de afhandeling jou geen tijd kost.

    Zonodig worden zij eraan herinnerd dat ze nog moeten tekenen!

  • Snelheid

    Wacht niet meer op een papieren handtekening, maar rond het digitale proces direct af. Snel en eenvoudig een hypotheekofferte accepteren, een rentevoorstel laten ondertekenen, een medewerker in dienst nemen en contracten afhandelen.

    Niet in dagen, maar minuten de handtekening onder het document/contract. Bespaar direct tijd in het aantal verwerkingsstappen in de back-office en de afhandeling door de klant.

  • Forse kosten besparing

    De gemiddelde kosten voor het versturen en ondertekenen van een papieren document zijn rond de vijf euro, met de digitale handtekening kan dit véél goedkoper! 

    De totale kosten liggen nog hoger. Denk aan papier-, drukkosten en de kosten van opslag.

    Je hoeft geen contractanten na te bellen, aanpassingen te doen aan documenten en opnieuw het ondertekenproces te beginnen. Je hebt ook geen last van stukken die zoekraken in de post.

    Het gebruik van de digitale handtekening verdient zich direct al terug. Geen onnodige opslagkosten van dikke pakken papier of tijdverlies door het zoeken. Documenten direct centraal opgeslagen en doorzoekbaar. 

  • Voordelen voor jouw klant!

    We hebben het vaak over de voordelen van digitaal ondertekenen voor de aanbieder van documenten. Maar nog belangrijker: denk ook eens aan de voordelen voor de ondertekenaars, jouw klanten!

    Digitaal ondertekenen maakt het ook voor jouw klanten/relaties vele malen eenvoudiger en aangenamer. Door alles digitaal te houden, hoeven ook deze gebruikers niet meer te printen, te scannen, postzegels te kopen of, erger nog, ergens in de rij te staan om een handtekening te zetten (vaak ook nog onder werktijd).

    Dit zijn allemaal zaken die drempels opwerpen en het proces van ondertekening vertragen, duurder en minder goed beheersbaar maken. Door gebruik te maken van digitale handtekeningen doe je alle ondertekenaars in het ondertekenproces een groot plezier.

  • Digitaal ondertekenen is MVO

    Het gebruik van digitale handtekeningen draagt bij aan het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Of duurzaam ondernemen zoals dat vaak in het MKB wordt genoemd.

    Bij MVO draait het om de triple-P-benadering, Profit, People en Planet. En met name deze laatste, de verantwoordelijkheid nemen ten aanzien van het milieu, wordt door het gebruik van digitale handtekeningen onderschreven.

  • Eenvoud

    Vereenvoudig het digitale proces en voorkom het ‘print-scan-postprobleem’. Nu kan het administratieve proces 100% digitaal en voorkom je fouten die op de loer liggen bij het handmatig invullen of overtypen van documenten.

    Iedereen kan op een gebruikersvriendelijke manier volledig digitaal zakendoen. Vanaf iedere plek en op elk moment kan de gebruiker het document op een eenvoudige en betrouwbare manier digitaal ondertekenen.

Alles over digitale handtekeningen

  • Wat is een digitale handtekening

    Een handgeschreven of natte handtekening is de met de handgeschreven naam of signatuur die iemand plaatst onder een brief of document.

    Een digitale handtekening is een digitale versie van een handgeschreven 'natte' handtekening en bestaat uit digitale gegevens die zijn vastgehecht aan een digitaal document.

    De handtekening heeft twee functies: ten eerste wordt iemands identiteit ermee vastgesteld en ten tweede dient het ter vaststelling dat de persoon die ondertekent akkoord gaat met hetgeen ondertekend wordt.

    Een digitale handtekening bestaat uit twee algoritmen:

    1. voor het bevestigen van de identiteit van degene die de informatie ‘ondertekent’ 
    2. om te zorgen dat de informatie van hetgeen is ondertekend, niet meer veranderd wordt: ofwel integriteit

    De combinatie van de resultaten van deze twee algoritmen vormt de digitale handtekening.

    Een digitale handtekening wordt ook wel eens (ten onrechte) elektronische handtekening of online handtekening genoemd.

  • Europese richtlijnen digitale handtekening

    Sinds 2014 bestaat de Europese verordening die betrekking heeft op het gebruik van de digitale handtekening. Deze verordening borgt dat in alle EU landen dezelfde wetgeving t.a.v. elektronische handtekeningen geldt en dat alle EU landen elkaars elektronische handtekeningen erkennen. 

    Je kunt het vergelijken met het internationale gebruik van paspoorten. Elk land geeft zijn eigen paspoort uit. Deze paspoorten zijn per land verschillend maar worden wel door elk land geaccepteerd, omdat ze voldoen aan de internationale afspraken.

  • Wat is een 'gewone' digitale handtekening

    Een gewone digitale handtekening is een handtekening die gekoppeld is aan andere digitale gegevens, bijvoorbeeld een document of een e-mail. Deze gewone digitale handtekening wordt gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar aan te geven.

    Het grote probleem bij de 'gewone' digitale handtekening: de werkelijke identiteit van de ondertekenaar is niet vast te stellen.

    Deze vorm van digitale handtekening is makkelijk te vervalsen en is het mogelijk om achteraf wijzigingen aan te brengen aan de inhoud van het betreffende document.

    Een gewone digitale handtekening is bijvoorbeeld een gescande handgeschreven handtekening of een handtekening die met de muis wordt gemaakt (een muishandtekening).

  • Wat is een 'geavanceerde' digitale handtekening

    De geavanceerde digitale handtekening biedt volledige rechtsgeldigheid voor te ondertekenen documenten.

    Bij de geavanceerde digitale handtekening kan de verzender van het document niet alleen zélf digitaal ondertekenen, maar kan hij ook zijn klanten op een relatief eenvoudige wijze digitaal laten ondertekenen binnen hetzelfde systeem, waardoor het ondertekenproces in het geheel digitaal kan worden afgehandeld.

    De geavanceerde digitale handtekening wordt dan ook het vaakst gebruikt.

  • Wat is een 'gekwalificeerde' digitale handtekening

    De gekwalificeerde handtekening is gelijkgesteld aan de handgeschreven of natte handtekening en heeft dezelfde juridische waarde. De gekwalificeerde digitale handtekening wordt gezet met een gekwalificeerd persoonsgebonden PKI certificaat.

    Ten opzichte van de geavanceerde digitale handtekening vergt de gekwalificeerde digitale handtekening méér waarborgen. Kijk bij 'Authenticatie'.

    De gekwalificeerde digitale handtekening is vereist voor documenten met grote rechtsgevolgen, zoals bijvoorbeeld notariële akten, hypotheekakten, arbeidsovereenkomsten enz.

     

Rechtsgeldigheid gewone digitale handtekening

  • Rechtsgeldigheid gewone digitale handtekening

    In Nederland heeft een document met een digitale handtekening bij de wet dezelfde rechtsgeldigheid als een document met een nat geschreven handtekening, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

    Deze voorwaarden zijn vastgelegd in de ‘wet elektronische handtekeningen’. Deze wet zegt dat een digitale handtekening dezelfde rechtsgeldigheid heeft als een handgeschreven handtekening, indien de methode voor authenticatie die daarbij is gebruikt, voldoende betrouwbaar is.

     

  • Wat wordt verstaan onder 'rechtsgeldig'?

    Rechtsgeldig betekent dat iets van kracht is volgens de wet. Ook een mondelinge overeenkomst tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer is in principe rechtsgeldig. Juridisch gezien komt zo’n overeenkomst tot stand door een bepaald aanbod en de aanvaarding van dat aanbod. In beginsel is een mondelinge overeenkomst dan ook rechtsgeldig.

    Het rechtsgeldig zijn van een overeenkomst houdt in dat de overeenkomst ook af te dwingen is. In geval van een mondeling overeenkomst is dat problematisch. Het is moeilijk te bewijzen wat het aanbod precies was en dat er daadwerkelijk op het aanbod is ingegaan.

    Bij gewone digitale handtekeningen is een soortgelijk iets aan de hand. Wanneer er ondertekend wordt met een gewone digitale handtekening, ligt niet vast dat de ondertekenaar ook de persoon is die moest ondertekenen. Tevens kan de inhoud van de overeenkomst achteraf worden gewijzigd. Een gewone digitale handtekening voldoet dan ook niet aan art 3:15a BW, lid 2 van het burgerlijk wetboek in Nederland en het afdwingen van het recht wordt dan zeer moeilijk.

    Beter is het daarom een geavanceerde digitale handtekening te gebruiken of een gekwalificeerde digitale handtekening. Beide zijn rechtsgeldig en nakoming van de gemaakte afspraken kan worden afgedwongen, desnoods via de rechterlijke macht.

  • Wat leveren wij?

    Onze netwerkpartner Ondertekenen.nl levert alle diensten voor geavanceerde en gekwalificeerde digitale handtekeningen. Beide zijn 100% betrouwbaar en hebben dezelfde rechtsgeldigheid als een nat geschreven handtekening.

    Ondertekenen.nl hanteert methodes voor authenticatie van de ondertekenaars, die voldoende betrouwbaar zijn en die de identiteit van de ondertekenaars waarborgen.

Authenticatiemiddelen

Een authenticatiemiddel is een soort digitale sleutel waarmee mensen zich aanmelden bij elektronische diensten. Het dient ter beveiliging zodat alleen de eigenaar van de sleutel de dienst kan gebruiken. Er zijn verschillende soorten authenticatiemiddelen, elk met een eigen betrouwbaarheidsniveau.

  • Authenticatie op basis van gebruikersnaam en wachtwoord

    De authenticiteit van de gebruiker wordt vastgelegd aan de hand van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Dit is het meest voorkomende authenticatiemiddel en tegelijk de minst veilige manier van authenticatie.

  • Gebruikersnaam, wachtwoord en eenmalig password

    De authenticiteit van de ondertekenaar wordt vastgelegd a.h.v. een gebruikersnaam en wachtwoord én een eenmalig extra wachtwoord (bv een SMS op een mobiele telefoon, een pasje of een token). Denk maar aan het betalen bij elektronisch bankieren.

  • Authenticatie op basis van een PKI-certificaat

    PKI staat voor Public Key Infrastructure. Een op PKI gebaseerd persoonsgebonden certificaat is voor iedereen het bewijs dat een publieke sleutel bij een bepaalde persoon hoort. Je kunt het zien als een een digitaal paspoort. Het persoonsgebonden PKI certificaat is de meest veilige manier van authenticatie.

  • Andere authenticatiemiddelen digitale handtekeningen

    Behalve de genoemde authenticatiemiddelen zijn er nog meer varianten die kunnen worden gebruikt bij digitale handtekeningen:

    Uiteraard bepaalt het beveiligingsniveau van de authenticatie mede de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening.

    Bij de geavanceerde digitale handtekening wordt ook gebruik gemaakt van een PKI certificaat. De dienstverlenende ondertekeninstantie heeft dan een dergelijk certificaat.

    Een stap verder in beveiliging gaat de gekwalificeerde digitale handtekening. Dan heeft een van de ondertekenaars een eigen persoonsgebonden PKI certificaat. Dit komt bijvoorbeeld voor bij beroepsbeoefenaars waarbij de identiteit gezekerd moet zijn, zoals notarissen, registeraccountant en burgemeesters.

    Ook voor het digitaal ondertekenen van arbeidsovereenkomsten door de werkgever (art. 7:655 BW) of het verstrekken van een verzekeringspolis door een verzekeraar (art. 7:932 BW) is een gekwalificeerd PKI certificaat wettelijk verplicht.

Tarieven

 

 

Goed om te weten:

  • ingangsdatum: datum oplevering ASSU Ondertekenen
  • einddatum: 01-01 van ieder kalenderjaar
  • verlenging: telkens op 01-01 van ieder volgend kalenderjaar, stilzwijgend met 12 maanden 
  • opzegtermijn: 1 maand
  • Licentie ASSU Ondertekenen€ 20,00

    Licentie gebruik ASSU Ondertekenen applicatie.

    YORON installeert de applicatie.

    Jij ontvangt een gebruikerscursus. Uiteraard via de webcam!

    Tarief is exclusief btw, per maand en op basis van jaarbetaling.

    Méér willen weten?
  • Gebruikersfee webportaalvanaf € 1,25
    • een ondertekenverzoek per e-mail inclusief twee e-signatures: € 1,25
    • extra e-signature/waarmerk: + € 0,35
    • verificatie SMS: + € 0,25
    • verificatie DigiD / eHerkenning / Kennisnet /Surfid: + € 0,35
    • verificatie iDeal: € + 0,80
    • Tarief is exclusief 21% btw
    • Staffelkorting bij grotere afnames
    Méér informatie?
  • Implementatiekosten€ 150,00

    De éénmalige instelkosten: € 150,00 (beschik je over een ASSU Website, dan wordt de module gratis ingebouwd!)

    De ASSU Onderteken module kan óók worden 'ingebed' in jouw eigen bedrijfssoftware. Bel voor meer informatie met Arjen Oeben Holla op 06 21 56 02 84. Hij heeft zijn mobiel altijd bij de hand.

    Méér informatie?

Bestel hier jouw ASSU Online Handtekening